DERYBOS RAŠTU: svarbiausi ypatumai ir keletas praktinių rekomendacijų

Kellogg ir INSEAD verslo mokyklų tyrėjai nustatė, kad santykiai tarp besiderančių pusių yra kritinis faktorius, kuris nulems derybų sėkmę arba nesėkmę. Komunikacijos kanalas nėra toks svarbus, tačiau atsirandant vis įvairesnėms ryšio priemonėms, keičiasi ir derėjimosi proceso organizavimas bei eiga. Taigi, kuo skiriasi derybos vis-à-vis (pranc. akis į akį) nuo derybų el. laiškais? Pastarosios turi du didelius privalumus: laiką ir atstumą.

Laikas.

Mums nebereikia reaguoti į derybų partnerio žodžius tą pačią sekundę, galima ramiai apgalvoti ir patyrinėti susidariusią derybų situaciją.

Atstumas.

Tokiu atveju paprasčiau nesivadovauti ar mažiau vadovautis emocijomis, apmąstyti savo reakcijas į tai ką išgirdome. Dar vienas privalumas – derybininkai nemato Jūsų kūno kalbos. Be abejo, visas elektroninis susirašinėjimas „kaip ant delno“, tikrai pravers, kai po kurio laiko reikės prisiminti visus susitarimus.

Kas turi įtakos sėkmingoms deryboms elektroniniais laiškais?

Supraskite ko siekiate.

Derybos bus prastos, jei nežinosite kas Jums labai svarbu bei kiek galite nusileisti. Jeigu neturite išsikėlę tikslų, nusistatę prioritetų, nežinote, koks pasiūlymas ar pasiūlymai Jums priimtini arba kur yra „žemiausia Jūsų riba“, kurią pasiekę atsisakytumėte derybų iš viso – tuomet net nepradėkite derėtis. Visų pirma, susirašykite tikslus, jeigu turite vadovą – aptarkite iškeltus tikslus kartu su juo.

Žinokite su kuo deratės.

Paruoškite namų darbus. Kaip ir kiekvienose derybose, taip ir derybose raštu būtina žinoti su kuo turi derėtis, t.y. pažinoti tiek žmones, tiek organizaciją, kurią jie atstovauja. Peržiūrėkite jų ir Jūsų įmonės bendradarbiavimo istoriją. Suraskite draugų, verslo partnerių, kurie galbūt pažįsta Jūsų derybų partnerį ir gali Jums suteikti naudingos informacijos apie jį.

Stebėkite pasikeitimus bendravimo tone.

Derybų metu stebėkite kaip bendrauja kita pusė, kokius žodžius vartoja. Kaip keičiasi arba nesikeičia bendravimo, rašymo stilius. T.y. ar vartojami žodžiai yra labiau pozityvūs ar negatyvūs, Jūsų oponentas prašo, siūlo, spaudžia ar reikalauja. Jei būsite pastabus, perskaitysite derybininko poziciją, interesus ar net nuotaikų kaitą.

Pagrįskite savo nuomonę ar derybų argumentą / prašomą išlygą, nuolaidą.

Jūsų laiške kaip ir derybose akis į akį kiekvienas argumentas, išlygą turi būti pagrįsta, o Jūs aiškiai žinote, ko siekiate ir kuria linkme būtina pakreipti derybas. Vien tik “Aš noriu…”, “Man reikia…” – neužteks. Ypač jei Jūsų derybinė pozicija silpnesnė, pvz. deratės su potencialiu klientu, kuris paslaugas paprastai perka iš kito rinkos dalyvio. Žmonės mieliau priims Jūsų argumentą ar nuomonę, kai jiems suteiksite priežastį.

Prašykite nuolaidų nelyginiais skaičiais.

Tegul tai būna 3, 7 ar 9 %. Niekada neprašykite 5, 10, 15 ir t.t., tai rodo, kad Jūs tiesiog prašote nuleisti kainą. Jei Jūsų rinkoje marža nedidelė ar potencialus partneris dirba su nedideliu antkainiu, tinka ir 1,7% ar 3,4%. Kita pusė pagalvos, kad Jūs greičiausiai atlikote tikslius skaičiavimus, o ne „nukabinote nuo lubų“.

Suteikite vilties.

Skaitytojas Jūsų elektroniniame laiške turi įžvelgti tolimesnio bendradarbiavimo galimybes. Taip jam bus paprasčiau įsiskaityti į Jūsų žodžius, priimti derybų argumentus ir galbūt lengviau sutikti su Jūsų pasiūlymu. Kita vertus, leiskite suprasti kas bus, jei nesutarsite, pvz. skelbsime konkursą naujam tiekėjui atrinkti.

Perskaitykite prieš siųsdami.

Peržiūrėkite, ką parašėte. Venkite dviprasmiškų žodžių ar frazių, kur neteisingai galite būti suprasti. Ištrinkite žargoną, santrumpas ar specifinę techninę kalbą, nesuprantamą žmogui su kuriuo deratės. Jeigu labai gerai nepažįstate kito derybininko, naudokite tik oficialią, tinkamą kalbą ir kreipinius.

Čia tik keletas patarimų, kurie tinka tiek derantis elektroniniais laiškais, tiek naudojant kitas šiuolaikines bendravimo ir bendradarbiavimo priemones. Svarbiausia, išnaudokite laiko ir atstumo privalumus, nesielkite spontaniškai ir pagalvokite.

Mes negalime priversti kito žmogaus elgtis taip, kaip mes norime, bet mes galime pasirinkti kaip reaguoti patiems.

Rezultatyvių derybų!
Žanas Gongapševas, elgsenos treneris, derybų praktikas